Kommunikation

Lyckad boklansering – 7 tips om att arrangera event

Förra veckan lanserades den poetiska bildberättelsen Frostvandrare av min man Filip Rojas Rosenqvist. Torsdagskvällen bjöd på många skratt, spännande diskussioner och växande intresse för den konstnärliga boken. Men vad var det som gjorde att deltagarna ville stanna tills efter evenemanget egentligen var slut?

1 Bjud in rätt personer
Bjud in personer som du gärna träffar och som är intresserade av evenemanget. Dessutom är det bra att bjuda in personer som gärna möter varandra. Personer som sedan kan säga “vi möttes på lanseringen av Frostvandrare” och på så sätt få en extra positiv koppling till dig och det du erbjuder. När Filip Rojas Rosenqvist hade kontakt med sina gäster så frågade han också om de visste någon annan som skulle vilja komma och fick genom det kontakt med nya spännande personer. Om du vill bredda gästlistan med relevanta personer för arrangemanget kan det vara ett sätt att nå dem.

2 Underlätta mingel
Rätt personer är ett sätt att underlätta mingel eftersom det ökar intresset av att prata med andra. Men du som arrangör kan även se till att det är en bra lokal. Att ha ståbord och begränsat antal stolar är ett sätt att försäkra dig om att det blir mer rörelse i lokalen. Du kan även hjälpa människor på traven. När jag praktiserade på Trinambai var jag med och förberedde lanseringen av Medlemsmodellens engelska utgåva. Då fanns olika diskussionslappar som rörde bokens ämne och skapade dialog mellan gästerna. En aktiv arrangör som sammanför människor skapar också en bra stämning.

3 Tilltugg
Fundera ett extra varv på tilltugg eller annan förtäring. Du vill inte att folk kommer för att få gratis mat. Men du vill att gästerna ska orka stanna ett tag, ha roligt och vara trevliga istället för hungergalna monster. Om du arrangerar ett frukostseminarium en lunchlansering eller liknande där maten är mer central är det bra att ha med en fråga om kost för att öka tillgängligheten för allergiska, intoleranta eller kostval utifrån religösa eller etiska val. För att öka tillgänglighet kan det också vara bra att välja alkoholfritt eftersom det inte utestänger någon ålder eller personer som har negativa erfarenheter av eget eller omgivningens alkoholkonsumtion. Det kan också vara skönt att slippa se över regler för alkoholtillstånd. Om du tycker att alkoholhaltig dryck tillför någonting till eventet är det bra att se till att ha koll på lagar och ha likvärdiga valmöjligheter både med och utan alkohol. För att förenkla för gäster och ansvariga är det bra med information om innehåll. På boklanseringen av Frostvandrare fanns tydliga skyltar till de laktos- och glutenfria snittarna. Den alkoholfria drycken var köpt på Systembolaget och det som inte dracks upp under kvällen kunde därför lämnas tillbaka mycket smidigt.

4 Lokalen
Om det är öppet för alla att delta i evenemanget är det bra att se till att det finns hiss, tillräckligt breda dörrar och annat som gör att alla faktiskt kan vara med. (Vill du ha fler tips har LSU en checklista.) När Camilla Eriksson lanserade sin bok Retorikiska lyfte hon en av sina deviser “formen bär buskapet” och använde det när hon presenterade platsen hon valt för lanseringen. Lokalen ska kunna vara en förlängning och kopplas samman med arrangemangets varumärke. Frostvandrare lanserades till exempel i den vackra butiken Manos som säljer design och konsthantverk. Boken som lanserades både i en ordinarie utgåva och begränsad förmånsutgåva passar tillsammans med de andra varorna i butiken som ofta görs småskaligt.

5 Tydlighet

Bjud in gäster so du vill ska komma i tid så att de inte planerar in annat. Påminn när det närmar sig så att det inte glöms bort av de som inte har en nära relation till sin kalender. Se också gärna till att det är lätt att få tillgång till informationen. Om det inte är ett hemligt arrangemang kan det vara smidigt att lägga upp på internet så att det är sökbart för dem som bara kommer ihåg en viss del av informationen och inte hittar sin inbjudan. Ha gärna också en tydlig kontaktväg om gästerna undrar någonting.

6 Sprida vidare
Fundera i förväg på hur det ska spridas vidare. Ha gärna en fotograf som kan ta bra bilder under minglet, någon bestämd som ska twittra officiellt från seminariet eller vad som bäst passar utifrån syftet med ditt event. Vill du att deltagare ska sprida är det bra att välja en oficiell hashtag som förmedlas. Idealistas bokförlag hade en Instagramskrivare på sitt event för Gilla! och bilderna som vi gäster taggade skrevs ut. På så sätt stimulerades fler att ta upp telefonerna och använda rätt hashtag. Under lanseringen av Frosvandrare fanns det små skyltar med texten #Frostvandrare utplacerade. Det kan också finnas med i inbjudan om det är en diskussionsbenägen och socialamediaaktiv målgrupp. Då är det bra att du som arrangör delar någonting i förväg.

7 Underlätta köp eller annat nästa steg
Är det någonting som säljs under arrangemanget är det bra att gäster inte behöver stånga sig blodiga för att få handla trots att det må vara någonting exklusivt. Se gärna till att ha olika huvudpersoner frigjorda för att kunna väcka intresse och leda personer vidare till nästa steg som kan vara ett köp, att skriva upp sig på en mejllista eller annat som är relevant för eventet. Gör det tydligt vem det går att vända sig till och ha fler betalmöjligheter och gärna en chans att få kvitto.