Övriga ämnen

5 tips om att hålla webinar

Till vad används ett webinar? Vilka fördelar finns det med metoden? Hur ska ett webinar läggas upp på bästa sätt? Det var några av de frågor som Coach Katy Caroan besvarade när hon i sin virtuella tipshörna höll ett webinar på temat att hålla webinar. Här kan du idag ta del av fem tips jag inspirerats av från den virtuella tipshörnan.

Ett webinar är ett webbaserat seminarium med utrymme för att presentera för och interagera med deltagare. Coach Katy tipsade om olika användningsområden: för utbildningar, till gruppcoaching och möten på distans. En av deltagarna ville inspirera unga ledare. En annan lansera en ny tjänst för en bredare målgrupp. Jag kommer att använda ett webinar för utbyte mellan regioner inom det Regionala Kommunikationsprojektet som jag driver under min praktik på Svenska Celiakiungdomsförbundet.

Det finns många fördelar med att använda sig av webinar. Att det är webbaserat tillåter deltagare från hela världen. Det blir därför både mer tidseffektivt och mycket mindre kostsamt när ingen behöver resa. Fler personer får genom det möjlighet att delta. För deltagare kan det även kännas bekvämare att delta hemifrån i sin egen trygga vrå. Den som inte brukar vara aktiv under möten kan lättare ta mod till sig för att skriva sina frågor eller tala inför de andra deltagarna. Webinarhållaren som kanske är duktig retoriskt och har intressant information men är obekväm med att stå framför publik får via webinaret en bra möjlighet att nå fram med sitt budskap. Webinar är då ett bra sätt att börja. Med webinar når vi ut till fler. Genom att det finns möjlighet till att spela in kan vi dessutom nå dem som inte kan delta på den utsatta tiden. Är du intresserad av hur du genom detta kan generera passiva intäkter? Håll utkik efter Coach Katy för tips.

1 Testa tekniken
Det första Coach Katy gjorde efter ett inbjudande välkomnande var att fråga om alla hörde henne. Hon bad oss att trycka på knappen “räck upp handen” Hon fick då en bekräftelse på att vi hörde henne och vi fick bekanta oss med tekniken. När du håller ett webinar är det viktigt att du försäkrar dig om att alla är med eftersom du annars inte vet om de kan delta.

2 Respekt
Att se till att alla är med är också ett sätt att visa respekt och att vara professionell innebär att vara respektfull mot sin målgrupp. Ett annat exempel på det är att Coach Katy frågade alla deltagare om det var okej att visa deltagarlistan öppet så att alla visste hur många som deltog, deras namn och mejladdresser. Det samma gäller vid interaktionen med deltagarna. Genom att tillåta fler möjligheter till att delta är det mer tillgängligt både för den som föredrar att inte prata utan hellre skriver och även för den som gärna talar men inte skriver. Om deltagarna vill visa deltagarlistan är det respektfullt att säga vem de skrivna kommentarerna kommer ifrån för att de ska känna sig sedda och möjligheten till kommunikation mellan deltagarna ökar. Om deltagarna däremot inte vill visa kontaklistan kan du ta det som ett tecken på att de vill vara anonyma. En idé skulle då kunna vara att deltagarna får skriva A innan de skriver frågan för att indikera att de inte vill få sitt namn uppläst. Om du vill spela in webinaret är det också viktigt att berätta detta.

3 Tydlighet
Precis som i en presentation på plats är det viktigt med tydlighet. I ett webinar är det dessutom ännu viktigare eftersom det inte syns vad du håller på med och inget kroppsspråk avslöjar dig. (Om du inte använder webbkamera) Berätta pedagogiskt om nästa steg och vad du gör. Coach Katy var mycket tydlig efter att ha ställt en fråga berättade hon “Nu ser jag två händer. Vi börjar med Sophie och släpper in henne i samtalet.” Sedan klickade hon på sin knapp och fick jag möjlighet att berätta min syn på saken eller komma med en fråga. Jag vill berömma Coach Katy för sin tydlighet och beundrar bland annat hur lätt hon interagerade med oss deltagare. Hennes var var att man lär sig tydligheten efter ett tag. För att redan från början försöka vara så tydlig som möjligt tror jag att det är bra att ta det lugnt och våga låta det vara tyst ibland. När du ska läsa en kommentar ta tid att läsa den innan för att förstå den och kunna framföra den på bästa sätt.

4 Variation
För att göra webinaret mer levande är det bra att du varierar mellan de olika verktygen. Prata själv och visa en presentation, släpp in deltagarna för att tala och läs upp deltagares kommentarer och besvara frågorna. Lägg vid tillfälle in en enkel enkät där deltagarna får svara på en fråga och använd resultatet för att berätta vidare om ämnet och interagera med deltagarna. Passa också på att visa en intressant hemsida eller en film som förstärker din poäng eller väcker tankar.

5 Nyttja möjligheterna till att samla in förväntningar och uppföljning
Olika plattformar fungerar på olika sätt och har olika funktioner. Coach Katy använder sig av GoToWebinar som automatiskt kan skicka ut påminnelsemejl till deltagarna, mejl som frågar efter deltagarnas försväntningar och ett mejl efter webinaret som ber om feedback. Låt inte webinaret passera som ett engångstillfälle. Coach Katy säger “låt det bli en process”. Om du samlar feedback och kan få reda på vilka ytterligare behov deltagarna har får du en god grund för nästa webinar.