Samarbete

Möte på distans

Idag är det vanligt att ha möte på distans med tekniska hjälpmedel. Det sparar miljö, tid och pengar. Men alla är inte förtjust i det. Min erfarenhet är att det kan vara extremt effektivt men att det är lätt att missa synergieffekterna som bra möten ger.

För att distansmöte ska bli bra behövs:

Kompetent mötesledare
Hen håller koll på att alla är med och för framåt. Min erfarenhet av att vara mötesledare och inte kunna se mötesdeltagarna är att det kan vara svårt att veta om alla är närvarande och bidrar med allt de kan. Det kan lätt bli undfallande eller för drivande mötesledning.
Tydligt syfte
Precis som alla möten behövs ett tydligt syfte. Det kan vara extra viktigt på distans eftersom vi kanske inte känner samma kontroll som mötesdeltagare. Missnöjda mötesdeltagare kan lätt börja fokusera på annat. (Precis som på fysiska möten när vi har mobiler och datorer och kan slentrianjobba med annat.)
Underlag gör underverk
Att alla ska vara redo med underlaget för mötet. Finns det dagordning och beslutsunderlag? För att det ska bli ett bra möte behöver alla vara inlästa. Det går inte att smygkolla under mötet bara för att ingen ser dig.
Checka in
Det finns flera metoder för att checka in. Att checka in betyder att du är närvarande och kan göras genom olika övningar likt en ceremoni. Den enklaste formen är att bara säga “jag checkar in”. Det kan också vara en runda om hur allt känns, att prata förväntningar och farhågor inför mötet, att sätta spelregler eller någonting annat. I slutet av mötet checkar vi ut igen.
Anpassade beslutsmetoder
Röstning där alla säger ja eller nej och förklarar sin ståndpunkt kan vara bra. Det kanske behövs en tydlig runda där de minst tongivande börjar för att inte “tvinga” de andra att säga samma sak.
Kreativa idéer
Är mötet till för att planera någonting gemensamt? Är det till för att rapportera? Ni kan använda olika kreativa mötesmetoder även när ni är ifrån varandra. Välj olika beroende på vad som passar för mötet. Hitta inspiration här.