Mötesteknik: Innan, under och efteråt

Vad ska du göra för att lyckas med mötet? Det behövs planering före, arbete under och uppföljning efteråt. I veckan har jag lett ett pass för Ung&Dum-deltagare som planerar påverkan i sina kommuner. Här finns några tips om vad som är bra att tänka på innan, under och efteråt.

Före

• Vad är det för typ av möte: informationsmöte, första säljmöte, gemensamt beslutsmöte
• Vad vill ni ha ut av mötet – vad är syftet med att vi ses?
• Vilka möjliga utkomster ser du: dröm scenario, skräckscenario och troligt scenario och hur hanterar du varje situation
• Se till att det praktiska är klart – Finns materialet som behövs? Är mötet onlinebaserat eller i en tillgänglig lokal? Finns fika som alla kan äta?

Under mötet

• Välkomna: Se till att alla är välkomnade och känner sig inkluderade.
• Utgångsläge: Har vi alla samma information om mötets syfte? Har alla det nödvändiga materialet? Gå igenom målet med mötet och se till att vi har ett bra utgångsläge allihop för att kunna uträtta det vi vill uppnå.
• Dokumentation: Vem sköter dokumentationen? Ska någon föra protokoll? Skriver du så vet du att allt du tycker är viktigt kommer med. Kanske är du som jag att du lyssnar bättre när du antecknar? Anteckningar är dessutom bra att använda under mötet om du vill ta upp tidigare diskussioner, frågor eller argument.
• Beslutsfattande: Beslut kan fattas på olika sätt. Är det här ett förhandlingsmöte? Har ni ett styrelsemöte eller är det ett säljmöte där kunden ska fatta beslut om intresse för ditt erbjudande? Beroende på mötestyp gäller olika regler för beslutsfattande.
• Energinivå: Om mötet är längre finns det ett bra upplägg med pauser och effektiv mötestid? Håller ni stämning och energi uppe med hjälp av fika?
• Avslut: Hur avslutas mötet? Sammanfatta, utvärdera och att bestäm kring återkopplingen. Kanske vill ni fira att ni är klara?

Efter mötet

• Återkoppling: Tacka deltagarna. Ge berörda tillgång till den sammanställda dokumentationen och utvärderingarna. Skulle du återkomma med besked om någon fråga? Behövdes någonting ytterligare inför nästa möte? Finns något beslut att följa upp? Återkopplingen kan ske i omgångar där du börjar med att tacka och sammanfatta mötet. Sedan kanske det är dags för att ge den fullständiga dokumentationen. Beslutsuppföljningen sker kanske bäst löpande.

En av deltagarna tipsade om att ses lite innan för att prata av sig och mysa. Vad har du för tips? Skriv dem som en kommentar.

Gruppen för lokala krav i Leksand arbetar under Sommarveckan med Ung&Dum.