Torkel Klingberg, hjärnforskare vid Karolinska Institutet, har skrivit boken Den översvämmade hjärnan – en bok om arbetsminnet, IQ och det stigande informationsflödet. Han berättar bland annat om en undersökning genomförd i ett av USAs öppna kontorslandskap. Där blev medarbetarna avbrutna i sitt arbete var tredje minut. Ett annat exempel Klingberg ger är att vi i snitt har åtta flikar eller fönster uppe samtidigt på datorn. I skrivande stund har jag just åtta flikar i det här fönstret.

Tid är den delen i livspusslet många saknar mest. Just tidseffektiva rutiner nämns som en av framgångsfaktorerna i Vinnande mötesbokning. Kanske skulle vi få mer tid om vi bättre kan fokusera på de olika uppgifterna en i taget.

Kan du fokusera kommer du nämligen lättare in i ett stadie av flow. Torkel Klingberg beskriver flow som “känslan att vara helt koncentrerad på, absorberad av arbetet man utför”. Han berättar att forskarkollegan Csíkszentmihály säger att flow uppstår vid höga krav kombinerat med hög kapacitet.

Diagrammet beskriver hur krav och kapacitet förhåller sig till varandra och framkallar olika mentala tillstånd. Vi upplever flow, kontroll, avspänning, tristess, apati, oro, ängslan och stress. Vad vi upplever beror på arbetsbördan och våra möjligheter att utföra uppgifterna.

För att du ska komma in i flow och på bästa sätt utföra ditt arbete bör du alltså kunna stänga av andra aktiviteter. Ska du boka kundmöten? Stäng av den privata telefonen. Ska du skriva en offert? Stäng ned mejlen.

Det gäller att våga prioritera. Att helt enkelt fånga en boll i taget.