I försäljning bygger vi relationer till våra kunder. Ett av de fösta stegen för en bra relation är att träffa kunden på ett möte. Därför är det viktigt att vi är framgångsrika mötesbokare. För vad spelar det för roll om du har världens bästa presentation av världens bästa produkt eller tjänst om du aldrig får presentera den?

I Den kompletta handboken i vinnande mötesbokning av Daniel Wikberg, Anders Johansson och Filip Sundquist från Upsales beskrivs samtalsupplägg och andra tips.

Bra mötesbokning utmärks enligt författarna av en hög aktivitetsnivå. För att hålla takten uppe så bör du inte undersöka varje företag grundligt. Engagera dig i varje samtal utan att fördjupa dig i varje kontakt. En mötesbokare behöver också självförtroende. Produkten eller tjänsten du säljer är till för att hjälpa kunden. En av mina rosa post it-lappar på väggen säger: 

Målsättningen är en annan viktig faktor för att lyckas. Det ska vara höga och realistiska mål. Enligt Den kompletta handboken i vinnande mötesbokning ska du veta hur du ska prestera varje timme. För att lyckas ska du också ha tidseffektiva rutiner. När du ringer finns inget annat. Den privata telefonen är avstängd, bordsgrannar finns inte och toalettbesöken kan planeras till rasterna

 Samtalsupplägget för mötesbokning skiljer sig från ett samtal under ett kundmöte. (Struktur tidigare beskriven här) I mötesbokning ska ett manus följa strukturen: inledning, presentation, avslut och kvalificering. Inledningen ska vara klar och kort. Lyssna på kunden för att anpassa mellan personliga och formella ordval. Presentationen lägger fram företagets affärsidé och kundnyttan av er produkt eller tjänst. Avslutningen ska ligga direkt efter presentationen. Du ska sälja in mötet. Produkten eller tjänsten säljer du när du väl kommer ut på mötet. Använd gärna alternativtekniken: passar det bäst på tisdag eller torsdag nästa vecka? Kvalificeringen är en form av kvalitetssäkring av det kommande mötet och inte en fullständig behovsanalys. Du ställer några frågor för att få veta mer om kunden och undersöka affärsmöjligheterna. Exempelvis så kanske Help at Work inte har mycket att vinna på ett möte med ett företag med tre anställda. Att åka ut på ett möte i Haninge där endast en person ansvarar för ekonomi, IT och administration kan då vara slöseri med dyrbar tid. Du vill helt enkelt veta mer om vad kundmötet kommer innebära. Sedan kan du välja att åka ut på ett möte med mindre utsikter till affärer eller ej. Proaktiva möten kan ge affärer senare och vem vet även ett litet företag kan ha en tillsättning i tankarna.

Fördelen med att ha ett annorlunda upplägg under mötesbokning än under själva samtalet är att om du lägger avslutet innan kvalificeringen kommer du alltid hinna trycka på ett möte, även fast kunden har litet tid för ditt telefonsamtal. Det finns också vissa som tycker att det kan vara känsligt att lämna ut för mycket information per telefon. Har ni däremot redan bokat ett möte så tas frågorna generellt emot bättre. Du får därför högre kvalitet på kvalificeringen när den ligger sist. Om kunden inte fyller upp till dina minimikrav för affärsmöjligheter, exempelvis tio anställda eller att ha en tillsättning på gång,  kan du säga ”Det låter som om du redan har kontroll på läget. Då kanske det passar bättre om vi ses senare istället. Tack för samtalet”. Du har då mer information för att välja om du vill satsa på mötet eller inte.

Det finns än fler tips i Upsales bok. Har du andra idéer eller beprövade metoder att dela med dig av?